Quels documents transmettre à mon expert-comptable ?

La relation avec l’expert-comptable est essentielle pour la bonne gestion d’une entreprise. Pourtant, de nombreux entrepreneurs se posent la même question : quels documents faut-il réellement transmettre, et comment bien s’organiser ?

C'est vraiment tout bête, mais un simple manque de clarté ou d’organisation peut rapidement entraîner des retards, des erreurs ou des incompréhensions.

Voici quelques éléments essentiels pour travailler sereinement et surtout plus efficacement avec son expert-comptable.

Les documents comptables indispensables

Aide administrative externalisée en Seine et Marne

Pour assurer un suivi fiable de votre activité, certains documents doivent être transmis régulièrement et de façon automatique.

Il s’agit notamment :

·      des factures clients

·      des factures fournisseurs

·      des relevés bancaires professionnels

·      des justificatifs de dépenses

·      des notes de frais éventuelles

Ces éléments permettent à votre expert-comptable de tenir votre comptabilité à jour et de vous répondre rapidement lorsque vous avez des questions.

Petit aparté concernant mon vécu :

Il est souvent courant de râler après son expert-comptable parce qu'il n'a pas fait son boulot, mais la vérité, c'est qu'en réalité, et dans bien des cas, c'est parce que nous n'avons tout simplement pas transmis les documents dans les temps...

Ayant travaillé dans un Cabinet Expert-comptable, je peux me permettre d'avancer ce fait, car, même si j'avais la gestion de la partie RH, je voyais bien mes collègues galérer avec des documents qui n'étaient pas conformes (on ne transmet pas les bons de livraison par exemple, uniquement les factures).

Je les voyais décomposées face aux foudres de certains entrepreneurs osant critiquer ouvertement leur travail, et ce, de façon, je dois l'avouer, assez agressive parfois.

Cela m'a toujours marquée et peinée, parce que je constatais bien le travail réalisé dans les coulisses. Je peux vous assurer qu'elles n'avaient jamais une minute à elles et que le travail était vraiment fait et bien fait.

Bref... comme dirait l'une d'elle... C'était ainsi, et elles géraient le mieux possible, avec un grand respect pour le Client (même agressif).

L'importance d'un classement clair

Pour en revenir à notre sujet du jour : transmettre des documents, c’est déjà bien.

Les transmettre de manière organisée, en temps et en heure, c’est mieux !

Un classement simple permet de gagner du temps, pour vous, comme pour votre expert-comptable.

Par exemple :

·       un dossier pour les factures clients (classées par mois, par dates)

·       un dossier pour les factures fournisseurs (classées par mois, par dates)

·       un dossier pour les relevés bancaires (classés par mois)

·       un dossier pour les documents spécifiques (classés par mois)

Une organisation claire limite les allers-retours et les demandes de précisions.

Egalement, et vous n'en avez peut-être pas conscience, cela réduit les coûts.

Car, oui, si les équipes de votre Expert-comptable perdent du temps inutilement et de façon récurrente, il y a un risque que vous soyez facturé(e) pour ce temps passé et perdu...

Ce qui, à mon sens, est tout à fait logique, puisqu'à la base ce n'est pas de leur fait...

A quelle fréquence transmettre ses documents ?

Là encore, il existe une règle générale, mais tout va dépendre de votre activité.

Dans la majorité des cas, il est recommandé de transmettre vos documents de la façon suivante :

Pour les transmissions de TVA et anticiper le bilan annuel :

·       chaque mois

·       ou chaque trimestre

Ceci va permettre :

·       d’éviter les oublis

·       de mieux suivre votre activité

·       d’anticiper les obligations comptables (TVA, bilans)

Les erreurs fréquentes à éviter

Certaines erreurs sont très courantes chez les entrepreneurs :

·       envoyer des documents incomplets (par exemple il manque des pages)

·       transmettre les pièces en retard (cela retarde la saisie dans le logiciel)

·       mélanger documents professionnels et personnels (cela fait perdre du temps)

·       ne pas conserver de copie (l'Expert-comptable n'est pas notre archive)

Ces situations ralentissent le travail comptable, mais surtout, elles compliquent le suivi, et comme dit plus haut, elles coûtent à l'entreprise.

Le nerf de la guerre --> c'est notre portefeuille. Au risque de me répéter :

Le temps perdu peut effectivement être refacturé par notre Expert-comptable, ce qui est normal, compte tenu de la charge de travail régulièrement constatée dans les Cabinets.

Il est alors dommage de ne pas anticiper, et de voir nos deniers ainsi disparaitre dans quelque chose qui peut être facilement géré, et qui demande juste une petite routine.

C'est trop bête, non ?

Simplifier la gestion administrative au quotidien

Vous le savez mieux que personne !

La gestion des documents peut rapidement devenir chronophage, surtout lorsque l’activité se développe.

Ce n'est pas votre métier, mais cette gestion est indispensable pour que votre entreprise vive, grandisse, s'épanouisse.

Cependant, vous avez bien d'autres choses à faire n'est ce pas ?

Alors, penser à mettre en place une organisation simple (ou se faire accompagner) permet toujours de :

·       gagner du temps qui servira plutôt à piloter qu'à traiter des papiers

·       sécuriser la gestion administrative, anticiper les problèmes

·       travailler plus sereinement et se consacrer à son activité

·       préserver ses finances (en limitant les coûts inutiles au maximum)

D'ailleurs, pour en revenir aux finances quel peut être notre réflexe parfois ?

Nous avons tendance à "gratter" les tarifs, parce que nous considérons que le travail administratif n'a pas de valeur ajoutée.

Je le sais, puisque je l'ai entendu en Cabinet, et aussi parce que parfois, il m'a été demandé de baisser mes prix (je facture à une juste valeur alors je n'accepte pas cela).

Cherchant toujours à comprendre l'autre, je me dis que ce réflexe vient de la méconnaissance que peuvent avoir certaines personnes concernant l'aspect administratif.

Pourtant, ce travail souvent qualifié de "non productif" a une réelle valeur ajoutée. Sans ce travail de fond, une entreprise ne peut perdurer.

Comme on dit, négligez vos papiers, et c'est le début de la fin...

Alors, simplifier sa gestion administrative, créer des routines, se faire accompagner par ceux qui maitrisent (puisque c'est leur métier), se renseigner, et agir permet vraiment de garder la tête hors de l'eau.

Oui c'est pénible, oui c'est obligatoire, mais oui, vous avez tout à y gagner.

Une organisation adaptée à votre entreprise

Il est évident que chaque entreprise fonctionne différemment.

L’essentiel pour vous est alors de trouver une organisation adaptée à votre activité et à votre rythme, et je dirais même, adaptée à votre personnalité.

Dans certains cas, (notamment si vous détestez royalement vous occuper des papiers) il peut être utile de déléguer tout ou partie de la gestion administrative afin de se concentrer sur son cœur de métier.

Si vous souhaitez mieux organiser vos documents administratifs ou simplifier vos échanges avec votre expert-comptable, ou tout simplement échanger sur le sujet, vous pouvez me contacter directement :

J'accompagne les entreprises depuis plus de 25 ans maintenant, et je m'appuie sur un vrai réseau de professionnels de l'administratif, mais aussi sur des formations et une veille de toutes les nouveautés en la matière.

Le but d'Ange Papiers est d'être toujours votre allié dans la gestion administrative simplifiée et efficace de votre entreprise.

Vous pouvez également découvrir mes services d’assistance administrative pour les entreprises :

Services

À très vite pour de nouveaux échanges !

Sylvie (toujours là pour vous épauler)

Aide administrative externalisée en Seine et Marne

Tarifs